Worum es geht
Fragebögen ändern sich. Eine Frage war unklar formuliert, eine neue kommt hinzu, eine andere hat sich als überflüssig erwiesen. Dabei gibt es zwei sehr verschiedene Wege — und wer den falschen wählt, verändert rückwirkend Fälle, die längst geprüft sind.
Direkte Änderung: wirkt sofort auf alles
Wenn Sie eine Frage bearbeiten, hinzufügen oder löschen, gilt das ab sofort für alle Fälle, die diesen Fragebogen verwenden — auch für laufende.
Praktische Folgen:
- Eine neu hinzugefügte Pflichtfrage erscheint bei allen offenen Fällen. Kunden, die schon eingereicht hatten, haben plötzlich einen unbeantworteten Punkt.
- Eine gelöschte Frage verschwindet aus der Ansicht. Die bereits gegebene Antwort ist damit nicht mehr sichtbar.
- Eine umformulierte Frage steht auch über alten Antworten — dann passt die Antwort womöglich nicht mehr zur Frage.
Für Tippfehler, klarere Formulierungen und ergänzte Hinweistexte ist das genau richtig. Für alles, was die Bedeutung verändert, ist es der falsche Weg.
Neue Version: schneidet historisch ab
Mit Neue Version anlegen archivieren Sie den bisherigen Fragebogen und arbeiten ab da auf einer neuen Fassung.
- Laufende Fälle behalten ihre Version. Was dort gefragt und beantwortet wurde, bleibt genau so.
- Neue Fälle bekommen die neue Version.
- Die archivierte Fassung bleibt erhalten und ist in der Prüfakte weiterhin nachvollziehbar.
Das ist der saubere Weg, sobald sich der Inhalt ändert: neue Pflichtangaben, geänderte Antwortoptionen, ein anderer fachlicher Zuschnitt.
Welchen Weg wann
| Situation | Weg |
|---|---|
| Tippfehler, bessere Formulierung | direkt ändern |
| Hinweistext ergänzen | direkt ändern |
| Reihenfolge anpassen | direkt ändern |
| Neue Pflichtfrage | neue Version |
| Antwortoptionen ändern | neue Version |
| Frage entfernen, die geprüft wurde | neue Version |
| Fragebogen fachlich überarbeiten | neue Version |
Faustregel: Ändert sich, was gefragt wird, brauchen Sie eine neue Version. Ändert sich nur, wie es dasteht, reicht die direkte Änderung.
Gut zu wissen
Eine Version zurück gibt es nicht. Das Anlegen einer neuen Version archiviert die alte endgültig. Bereiten Sie größere Umbauten deshalb in Ruhe vor, statt sie in mehreren Versionen nachzuschärfen.
Pflichtfelder blockieren die Einreichung. Bevor Sie eine Frage auf Pflicht setzen, prüfen Sie, ob laufende Fälle davon betroffen sind — sonst kommen Ihre Kunden nicht mehr weiter und melden sich bei Ihnen.
Bedingte Fragen kurz gegenprüfen. Wenn Sie eine Frage löschen, von der eine andere abhängt, erscheint die abhängige Frage nie wieder. Die Abhängigkeiten sollten Sie vor jeder Löschung durchgehen.
Für Dokumente gilt das nicht. Die Dokumentanforderungs-Matrix ist nicht versioniert. Änderungen dort wirken immer sofort auf alle Fälle.
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