Soverra Help Center - Überprüfung anstoßen

Worum es geht

Ein Fall ist zur Überprüfung fällig. Jetzt geht es darum, Ihren Kunden einzubeziehen — und das läuft meist automatisch.

Die Liste

Unter Wiedervorlagen stehen alle fälligen und demnächst fälligen Fälle, sortiert nach Stichtag. Sichtbar ist, was Ihr Standort-Zugriff zulässt.

Zum Ansehen genügt das Recht Fälle sehen. Zum Anstoßen brauchen Sie Fälle bearbeiten.

Automatisch oder von Hand

Automatisch. Soverra stößt fällige Überprüfungen selbstständig an und verschickt die E-Mail an Ihren Kunden. Ein Doppelversand wird dabei vermieden — ein Kunde bekommt für denselben Stichtag nur eine Aufforderung.

Von Hand. Aus der Liste heraus können Sie jederzeit selbst anstoßen, etwa wenn Sie ohnehin gerade mit dem Kunden sprechen oder eine Überprüfung vorziehen wollen.

Was Ihr Kunde bekommt

Eine E-Mail in Ihrem Erscheinungsbild mit einem Portal-Link und zwei Antwortmöglichkeiten: Alles unverändert oder Änderungen melden.

Fälle ohne E-Mail-Adresse

Fälle ohne hinterlegte Adresse werden übersprungen und gemeldet. Sie bleiben fällig, aber niemand wird benachrichtigt.

Das ist der stillste Fehler in diesem Bereich: Der Fall steht auf der Liste, es passiert nichts, und niemand merkt es. Pflegen Sie deshalb die Kontaktdaten am Fall, und sehen Sie regelmäßig in die Liste, ob Einträge unverändert stehen bleiben.

Für solche Fälle greifen Sie zum Telefon und dokumentieren das Ergebnis selbst am Fall.

Wenn keine Antwort kommt

Es gibt keine automatische Erinnerung. Der Fall bleibt fällig und in der Liste sichtbar.

Nach einigen Tagen fassen Sie nach. Bleibt es dabei, ist das selbst eine Information — ein Kunde, der auf eine Überprüfung nicht reagiert, ist ein Prüfanlass. Dokumentieren Sie Ihre Versuche am Fall.

Voraussetzung: das Prüfintervall

Wiedervorlagen entstehen nur, wenn der Kundentyp ein Prüfintervall hat. Ohne Intervall wird nie ein Stichtag geplant, und der Fall taucht nie in der Liste auf.

Bei Kundentypen mit einmaliger Prüfung entfällt die Wiedervorlage vollständig — dort gibt es keine fortlaufende Beziehung.

Wenn Ihre Liste dauerhaft leer bleibt, obwohl Sie laufende Kunden haben, ist ein fehlendes Prüfintervall die wahrscheinlichste Ursache.

Gut zu wissen

Vorziehen ist erlaubt. Wenn Sie von einer Änderung erfahren — neuer Gesellschafter, Umfirmierung —, warten Sie nicht auf den Stichtag.

Der Anstoß landet im Verlauf. Wann angestoßen und wann geantwortet wurde, steht später in der Prüfakte. Das ist der Nachweis gelebter Überwachung.

Beendete Geschäftsbeziehungen erscheinen nicht mehr. Wer beendet, nimmt den Fall aus der Wiedervorlage.

Überprüfung anstoßen