Worum es geht
Ihr Kunde hat die Aufforderung zur Überprüfung bekommen und öffnet das Portal. Dort stehen zwei Schaltflächen — mit sehr unterschiedlichen Folgen.
„Alles unverändert"
Ihr Kunde bestätigt, dass die hinterlegten Angaben weiterhin stimmen.
- Der Stichtag rückt um ein Prüfintervall vor
- Der Fall bleibt abgeschlossen
- Das Portal bleibt schreibgeschützt
- Die Bestätigung landet mit Zeitpunkt im Fallverlauf
- Der Fall verschwindet aus der Wiedervorlagenliste
Für Sie fällt keine Arbeit an. Die Bestätigung selbst ist der Nachweis, dass die laufende Überwachung stattgefunden hat.
„Änderungen melden"
Ihr Kunde meldet, dass sich etwas geändert hat.
- Der Fall geht auf Aktion nötig
- Das Portal wird beschreibbar
- Ihr Kunde kann Angaben korrigieren, Beteiligte ergänzen und Dokumente nachladen
- Der Fall landet zur erneuten Prüfung bei Ihnen
Danach durchlaufen Sie den bekannten Weg: prüfen, bei Bedarf nachfordern, Risiko neu bewerten, freigeben. Mit der erneuten Freigabe wird auch der nächste Stichtag neu berechnet.
Was Sie beim zweiten Durchgang ansehen sollten
Änderungen an Beteiligungsverhältnissen sind der eigentliche Grund für die Überprüfung. Achten Sie besonders auf:
- Neue oder weggefallene wirtschaftlich Berechtigte — die Eigentums- und Kontrollstruktur ist dann fortzuschreiben
- Abgelaufene Ausweisdokumente — das erfasste Gültigkeitsdatum macht das sichtbar
- Neuer Geschäftszweck oder geänderte Nutzung der Adresse
- Neue Screening-Treffer aus der jährlichen Prüfung
- PeP-Status, der sich geändert haben kann
Die Risikoeinstufung ist beim zweiten Durchgang neu zu beurteilen, nicht einfach zu übernehmen.
Wenn Sie selbst etwas erfassen
Es gibt Fälle, in denen der Kunde nicht über das Portal antwortet — er ruft an, schreibt eine E-Mail oder steht im Büro. Dann dokumentieren Sie das Ergebnis selbst am Fall. Entscheidend ist, dass festgehalten ist, wann überprüft wurde und was dabei herauskam.
Gut zu wissen
Auch ein „alles unverändert" ist ein Nachweis. Es ist kein Nicht-Ereignis, sondern dokumentierte laufende Überwachung.
Der Kunde entscheidet nicht über die Risikoeinstufung. Seine Antwort ist eine Selbstauskunft. Wenn Ihnen etwas anderes bekannt ist, wiegt das schwerer.
Bei erhöhtem Risiko kommt die nächste Überprüfung schnell. Der Stichtag rückt dann auf spätestens zwölf Monate vor.
Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse gibt es keine Antwort. Solche Fälle werden übersprungen und gemeldet.
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