Worum es geht
Vom leeren Konto zum ersten eingeladenen Kunden. Die Schritte in der richtigen Reihenfolge, mit Links in die Einzelheiten. Rechnen Sie mit einer halben Stunde.
1. Auftragsverarbeitungsvertrag annehmen (5 Minuten)
Adminbereich → AVV. Angaben zum Vertragskopf ergänzen, Text lesen, zustimmen.
Ohne diesen Schritt lässt sich kein Fall anlegen. Zustimmen kann nur ein Organisations-Administrator — wenn Sie das Konto angelegt haben, sind Sie das.
Den Nachweis laden Sie sich gleich als PDF herunter und legen ihn zu Ihrer Datenschutzdokumentation.
2. Branding setzen (5 Minuten)
Adminbereich → Branding. Logo hochladen, Primärfarbe setzen, Anzeigename und Begrüßungstext eintragen, Impressum und Datenschutz-Link hinterlegen.
Das wirkt sofort auf das Kundenportal, alle E-Mails an Ihre Kunden und die Prüfakte. Ihr Kunde sieht damit Sie, nicht Soverra.
3. Standort anlegen (2 Minuten)
Adminbereich → Standorte. Wenn Sie nur einen Betrieb haben, legen Sie einen an und sind fertig. Bei mehreren steuern Standorte später, wer welche Fälle sieht.
4. Kundentyp prüfen (10 Minuten)
Adminbereich → Kundentypen. Das ist der Schritt, der Zeit verdient — hier hängt alles Weitere dran.
Legen Sie einen Kundentyp aus einer Vorlage an, etwa GmbH. Gehen Sie dann durch:
- Art der Geschäftsbeziehung — laufend für Geschäftsadressen, einmalig für Einzelprüfungen
- Fragebogen — was Ihr Kunde beantworten soll
- Dokumentanforderungs-Matrix — welche Unterlagen von welcher Rolle
- Prüfintervall — wann die nächste Überprüfung fällig wird
- Portal-Hinweistexte — Ihre Erklärungen für den Kunden
Fangen Sie schlank an. Jede Pflichtangabe ist eine Hürde, an der Ihr Kunde hängenbleiben kann. Nachschärfen können Sie jederzeit.
5. Ersten Fall anlegen (2 Minuten)
Fälle → Neuer Fall. Kundentyp wählen, Standort zuordnen, Art des Antragstellers und Namen eintragen.
Der Antragsteller entsteht automatisch als Beteiligter.
6. Kunden einladen (2 Minuten)
Im Fall auf Kunden einladen, Kontaktdaten prüfen, Einladung erzeugen.
Ihr Kunde bekommt den Link per E-Mail. Den Sicherheitscode geben Sie über einen anderen Kanal weiter — telefonisch oder per SMS. Beides in derselben Mail hebelt den Schutz aus.
Und dann?
Ihr Kunde füllt aus und reicht ein. Sie bekommen eine Benachrichtigung, nehmen den Fall in Prüfung, fordern nach, was fehlt, stufen das Risiko ein und entscheiden.
Der Tipp, der die meiste Zeit spart
Machen Sie den ersten Durchlauf mit sich selbst. Legen Sie einen Testfall an und laden Sie sich an Ihre eigene Adresse ein. In zehn Minuten sehen Sie das Portal so, wie Ihr Kunde es sieht — und merken sofort, welche Frage unverständlich ist und welches Dokument Sie gar nicht brauchen.
Den Testfall schieben Sie danach in den Papierkorb. Er zählt dann nicht mehr zu den laufenden Fällen.
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