Worum es geht
Angaben zu erheben genügt nicht — Sie müssen sie auch überprüfen. Wie Sie das getan haben, gehört dokumentiert. Genau danach wird in einer Prüfung gefragt: nicht nur wer, sondern woran haben Sie das festgemacht.
Die Verfahren
Soverra kennt die im Gesetz vorgesehenen Wege:
Vor Ort am Original. Sie sehen den Ausweis persönlich. Der klassische Weg, für Anbieter mit Kundenkontakt vor Ort meist der praktischste.
VideoIdent. Prüfung per Videoübertragung durch einen dafür geeigneten Dienst.
eID. Die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises.
Notifizierte eID. Elektronische Identifizierungsmittel anderer EU-Staaten mit entsprechender Notifizierung.
QES mit Referenzüberweisung. Qualifizierte elektronische Signatur in Verbindung mit einer Überweisung von einem auf den Namen lautenden Konto.
Dritter nach § 17. Die Identifizierung wurde von einem anderen Verpflichteten durchgeführt, auf den Sie sich stützen. Achten Sie darauf, dass Sie die zugrunde liegenden Unterlagen bekommen — die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Was Sie festhalten
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Verfahren | wie geprüft wurde |
| Dokumentart | Personalausweis, Reisepass, Aufenthaltstitel |
| Dokumentnummer | macht das Dokument identifizierbar |
| Ausstellende Behörde und Staat | |
| Gültig bis | wichtig für die Wiedervorlage |
| Identifiziert von und am | wer die Prüfung vorgenommen hat |
Das Ausweisdokument selbst laden Sie zusätzlich hoch, sofern der Kundentyp das vorsieht.
Wann Sie identifizieren
Vor Begründung der Geschäftsbeziehung. Zu identifizieren sind der Vertragspartner, die für ihn auftretende Person und die wirtschaftlich Berechtigten.
Bei wirtschaftlich Berechtigten gilt ein risikoorientierter Maßstab: Sie müssen sich vergewissern, wer sie sind — eine Ausweisprüfung wie beim Vertragspartner ist nicht in jedem Fall verlangt. Was Sie tun, sollte zum Risiko passen und dokumentiert sein.
Berechtigung ist etwas anderes
Bei gesetzlichen Vertretern und auftretenden Personen kommt eine zweite Frage hinzu: Dürfen sie überhaupt handeln?
Beim gesetzlichen Vertreter genügt in der Regel der Registerauszug. Bei einer auftretenden Person brauchen Sie die Vollmacht. Das erfassen Sie getrennt von der Identifizierung — mit dem Vermerk, anhand welchen Dokuments Sie geprüft haben.
Gut zu wissen
Achten Sie auf das Ablaufdatum. Ein bei der Aufnahme gültiges Dokument kann bei der Wiedervorlage abgelaufen sein. Das erfasste Datum macht das sichtbar.
Der Name muss zum Ausweis passen. Weicht die Schreibweise im Fall vom Dokument ab, korrigieren Sie den Fall. Abweichungen fallen später auf und sind dann schwerer zu erklären.
Dokumentieren Sie zeitnah. „Identifiziert am" sollte das tatsächliche Datum sein, nicht das der Nacherfassung.
Bei Zweifeln nachfassen. Wenn ein Dokument unleserlich, beschnitten oder erkennbar bearbeitet ist, fordern Sie es neu an. Ein unbrauchbarer Scan in der Akte ist schlechter als eine dokumentierte Nachforderung.
Verwandte Artikel
- Personen und Unternehmen erfassen
- Berechtigung prüfen
- Die vier Beteiligtenrollen
- Die Prüfakte als PDF exportieren