Worum es geht
Zu jedem Fall gehören die Personen und Unternehmen, um die es geht. Welche Angaben verlangt werden, ergibt sich nicht aus Bequemlichkeit, sondern aus dem Gesetz — deshalb lassen sich einzelne Felder nicht überspringen.
Bei natürlichen Personen
| Feld | Anmerkung |
|---|---|
| Vor- und Nachname | wie im Ausweisdokument |
| Geburtsdatum | |
| Geburtsort | Pflicht, siehe unten |
| Staatsangehörigkeit | mehrere möglich |
| Anschrift | Wohnanschrift, kein Postfach |
| PeP-Status | politisch exponiert, Familienmitglied, nahestehend oder keines |
Der Geburtsort ist Pflicht, weil das Gesetz ihn ausdrücklich zu den zu erhebenden Angaben zählt. Er dient der eindeutigen Unterscheidung — Name und Geburtsdatum allein sind bei häufigen Namen nicht trennscharf genug. Genau deshalb ist er auch beim Listenabgleich wertvoll.
Weitere Staatsangehörigkeiten erfassen Sie vollständig. Bei Mehrstaatern fließt jede in die Risikobewertung ein. Eine aus einem Hochrisikoland setzt den Fall auf hoch — auch neben einer deutschen. Das Weglassen einer Staatsangehörigkeit verändert also das Ergebnis.
Die Anschrift ist die Wohnanschrift, keine Postfach- oder c/o-Adresse. Bei Ihrem Geschäftsmodell liegt der Irrtum nahe: Die von Ihnen bereitgestellte Geschäftsadresse gehört hier nicht hin.
Bei Unternehmen
| Feld | Anmerkung |
|---|---|
| Firmenname | wie im Register |
| Rechtsform | steuert unter anderem die Transparenzregister-Pflicht |
| Registernummer und Registergericht | HRA, HRB, GnR, PR oder VR |
| Geschäftsanschrift |
Ein Unternehmen kann in Soverra nur die Rolle Antragsteller haben. Zwischengesellschaften einer Beteiligungskette erfassen Sie nicht als Beteiligte, sondern beschreiben sie in der Eigentums- und Kontrollstruktur.
Die Rechtsform hat Folgen. Steht der Kundentyp bei der Transparenzregister-Pflicht auf automatisch, entscheidet sie darüber, ob der Registerabgleich verlangt wird und damit die Freigabe blockiert. Bei GmbH, UG, AG, SE, OHG, KG, eingetragener GbR, Verein, Genossenschaft, Stiftung und Partnerschaftsgesellschaft ist das der Fall; bei eingetragenen Kaufleuten und nicht eingetragenen GbR nicht.
Wer erfasst
Ihr Kunde trägt die Angaben im Portal ein. Sie können jederzeit korrigieren, ergänzen und Personen hinzufügen, die er übersehen hat.
Prüfen Sie die Angaben gegen die Dokumente, statt sie zu übernehmen. Der häufigste Fehler ist ein Name, der so nicht im Ausweis steht — abgekürzte Zweitnamen, fehlende Namenszusätze, eingedeutschte Schreibweisen.
Änderungen
Jede Änderung wird feldweise protokolliert: alter Wert, neuer Wert, Person, Zeitpunkt. Ohne inhaltliche Änderung entsteht kein Eintrag — erneutes Speichern desselben Werts erzeugt also kein Rauschen im Verlauf.
Das macht später nachvollziehbar, ob eine Angabe von Anfang an so lautete oder nachträglich korrigiert wurde.
Gut zu wissen
Erfassen Sie eine Person nur einmal. Wer mehrere Rollen hat — etwa Geschäftsführerin und wirtschaftlich Berechtigte —, bekommt beide Rollen an einem Datensatz. Zwei getrennte Einträge führen zu doppelten Dokumentanforderungen.
Neue Personen lösen ein Screening aus. Bei der Anlage einer natürlichen Person läuft automatisch ein Abgleich gegen Sanktions- und PeP-Listen.
Fehlende Angaben blockieren das Portal. Pflichtfelder verhindern die Einreichung. Wenn Ihr Kunde nicht weiterkommt, fehlt fast immer der Geburtsort oder eine PeP-Selbstauskunft.
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