Worum es geht
An einem Fall hängen die Personen und Unternehmen, um die es geht. Jedes davon hat eine Rolle, und die Rolle entscheidet, welche Dokumente verlangt und welche Prüfschritte nötig werden.
Es gibt genau vier.
Die Rollen
Antragsteller. Ihr Vertragspartner — die Person oder das Unternehmen, mit dem Sie die Geschäftsbeziehung eingehen. Genau einer je Fall, automatisch angelegt beim Anlegen des Falls.
Gesetzlicher Vertreter. Wer das Unternehmen kraft Gesetzes oder Satzung vertritt: Geschäftsführerin, Vorstand, vertretungsberechtigter Gesellschafter. Ergibt sich aus dem Registerauszug.
Wirtschaftlich Berechtigter. Die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle das Unternehmen letztlich steht. Nicht unbedingt identisch mit der Geschäftsführung.
Auftretende Person. Wer im Namen Ihres Kunden handelt, ohne gesetzlicher Vertreter zu sein — typischerweise mit Vollmacht. Etwa eine Assistenz, die den Vertrag unterschreibt.
Zwei feste Regeln
Nur der Antragsteller kann ein Unternehmen sein. Vertreter, wirtschaftlich Berechtigte und auftretende Personen sind immer natürliche Personen. Halten Sie Zwischengesellschaften einer Beteiligungskette fest, gehören sie nicht als Beteiligte in den Fall, sondern in die Beschreibung der Eigentums- und Kontrollstruktur.
Eine Person kann mehrere Rollen haben. Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer ist gesetzlicher Vertreter und wirtschaftlich Berechtigter zugleich. Soverra verlangt seinen Ausweis dann trotzdem nur einmal — die Dokumentliste wird zusammengeführt.
Was je Rolle geprüft wird
| Identifizierung | Berechtigung prüfen | Screening | PeP-Status | |
|---|---|---|---|---|
| Antragsteller (Person) | ja | – | ja | ja |
| Antragsteller (Unternehmen) | – | – | – | – |
| Gesetzlicher Vertreter | ja | ja | ja | ja |
| Wirtschaftlich Berechtigter | ja | – | ja | ja |
| Auftretende Person | ja | ja | ja | ja |
Das Sanktions- und PeP-Screening läuft nur für natürliche Personen, nicht für Unternehmen.
Die Berechtigungsprüfung betrifft nur gesetzliche Vertreter und auftretende Personen — dort geht es um die Frage, ob jemand tatsächlich handeln darf. Beim gesetzlichen Vertreter genügt in der Regel der Registerauszug als Nachweis; bei einer auftretenden Person brauchen Sie die Vollmacht.
Wer erfasst was
Ihr Kunde erfasst die Beteiligten im Portal — sofern der Kundentyp die Abfrage der wirtschaftlich Berechtigten aktiviert hat. Sie können jederzeit ergänzen, korrigieren oder Personen hinzufügen, die er übersehen hat.
Änderungen werden feldweise protokolliert: alter Wert, neuer Wert, wer und wann.
Gut zu wissen
Die Rollen sind fest. Sie lassen sich nicht umbenennen oder erweitern — die Dokumentanforderungs-Matrix und die gesetzlichen Prüfpflichten hängen daran.
Fehlt eine Rolle, fehlen Dokumente. Die Checkliste entsteht aus den erfassten Beteiligten. Wer einen wirtschaftlich Berechtigten nachträgt, erzeugt damit dessen Dokument-Slots.
Der Antragsteller ist nicht automatisch der wirtschaftlich Berechtigte. Bei einer Einzelperson fällt beides oft zusammen, bei einem Unternehmen praktisch nie. Erfassen Sie beide Rollen ausdrücklich.
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