Soverra Help Center - Geschäftsbeziehung beenden

Worum es geht

Ein Kunde kündigt, zieht aus, wechselt den Anbieter. Damit endet die Geschäftsbeziehung — und erst mit diesem Schritt beginnt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu laufen. Wer ihn auslässt, sammelt Fälle an, für die nie eine Frist anläuft.

So beenden Sie eine Geschäftsbeziehung

Den abgeschlossenen Fall öffnen
Geschäftsbeziehung beenden
Grund eintragen — Pflichtfeld
Bestätigen, dass Sie eine Verdachtsmeldung geprüft haben — ebenfalls Pflicht
Beenden

Möglich ist das nur bei abgeschlossenen Fällen. Entwürfe, laufende Prüfungen und abgelehnte Fälle kommen dafür nicht in Frage.

Was dabei passiert

Die Aufbewahrungsfrist startet — der Beginn wird am Fall festgehalten
Die Wiedervorlage entfällt; es kommt keine turnusmäßige Überprüfung mehr
Offene Portal-Einladungen werden widerrufen; Ihr Kunde verliert den Zugang
Der Fall zählt nicht mehr zu den laufenden Fällen, schafft also Kontingent frei
Der Vorgang landet im Fallverlauf mit Zeitpunkt, Person und Grund

Die Akte selbst bleibt vollständig erhalten. Nichts wird gelöscht, nichts unlesbar — der Fall wechselt nur in den Zustand Beziehung beendet.

Warum die Verdachtsmeldungs-Bestätigung

Das Ende einer Geschäftsbeziehung ist ein klassischer Moment, in dem Auffälligkeiten sichtbar werden — etwa wenn ein Kunde abrupt verschwindet, nachdem Sie Unterlagen angefordert haben.

Die Pflicht-Checkbox zwingt zu einer bewussten Sekunde des Nachdenkens, ob hier ein meldepflichtiger Sachverhalt vorliegt. Sie dokumentiert außerdem, dass Sie die Frage geprüft haben.

Bei einmaligen Prüfungen entfällt der Schritt

Steht der Kundentyp auf Einmalige Prüfung, erledigt Soverra das automatisch: Die Freigabe beendet die Geschäftsbeziehung mit, startet die Aufbewahrungsfrist und widerruft die Einladungen. In der Fallansicht steht dann Prüfung abgeschlossen.

Ein manuelles Beenden ist dort weder nötig noch möglich.

Einen guten Grund formulieren

Der Grund landet dauerhaft in der Prüfakte. Ein Wort genügt selten.

„Vertrag zum 31.07.2026 durch den Kunden gekündigt."
„Kunde ist zum 01.09.2026 an eine eigene Geschäftsadresse umgezogen."
„Vertrag wegen ausbleibender Zahlung fristlos beendet."

Wenn der Anlass mit Ihrer Risikobewertung zu tun hatte, schreiben Sie das dazu. Genau solche Einträge sind es, die eine Prüfakte belastbar machen.

Gut zu wissen

Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Kommt derselbe Kunde später zurück, legen Sie einen neuen Fall an — mit frischer Identifizierung, was ohnehin richtig ist.

Es ist nicht dasselbe wie Löschen. Die Akte bleibt vollständig, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und Sie die Löschung bewusst anstoßen.

Machen Sie es zur Routine. Wenn Sie es nicht direkt beim Vertragsende erledigen, wird es meist vergessen. Die Folge sind Fälle, die Kontingent belegen und deren Frist nie anläuft.

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