Worum es geht
Bei der Prüfung fehlt etwas — ein Dokument ist unleserlich, eine Angabe unplausibel, ein Nachweis fehlt ganz. Statt zum Telefon zu greifen, stellen Sie eine Nachforderung. Sie erledigt drei Dinge auf einmal.
Was beim Anlegen passiert
- Der Fall wechselt automatisch auf Aktion nötig
- Das Kundenportal wird wieder beschreibbar
- Eine E-Mail geht an die am Fall hinterlegte Adresse
Sie müssen also weder den Status von Hand ändern noch separat schreiben.
So stellen Sie eine Nachforderung
- Den Fall öffnen, Nachforderung
- Beschreiben, was fehlt
- Anlegen
Dafür brauchen Sie das Recht Nachforderungen senden.
Ihr Kunde sieht die offenen Punkte auf seiner Portal-Startseite. Sobald er nachgeliefert hat, markieren Sie die Nachforderung als erledigt.
Gut formulieren
Der Text landet ohne Zwischenschritt bei Ihrem Kunden — er ist der einzige Hinweis, den dieser bekommt. Konkret und ohne Fachjargon spart eine Rückfrage.
Weniger gut:
Handelsregisterauszug unzureichend.
Besser:
Der hochgeladene Handelsregisterauszug ist vom 12.03.2024 und damit älter als drei Monate. Bitte laden Sie einen aktuellen Auszug hoch — Sie erhalten ihn unter handelsregister.de.
Besonders bei Nachforderungen zu wirtschaftlich Berechtigten oder zur Eigentumsstruktur lohnt sich ein Satz zum Warum. Viele Kunden verstehen nicht, weshalb Sie danach fragen, und antworten dann am Ziel vorbei.
Stellen Sie mehrere Punkte lieber als einzelne Nachforderungen ein statt als eine lange Liste. So bleibt nachvollziehbar, was schon erledigt ist.
Wenn nichts zurückkommt
Eine Nachforderung erinnert nicht von selbst. Bleibt eine Antwort aus, greifen Sie nach einigen Tagen zum Telefon — der Verlauf zeigt Ihnen, wann Sie angefordert haben.
Kommt gar nichts, bleibt der Fall in Aktion nötig und zählt weiter auf Ihr Kontingent. Ist ein Kunde endgültig abgesprungen, entscheiden Sie den Fall: ablehnen, wenn die Prüfung nicht abschließbar ist.
Gut zu wissen
Ohne E-Mail-Adresse keine Benachrichtigung. Der Statuswechsel passiert trotzdem, die Mail nicht. Prüfen Sie die Kontaktdaten am Fall, bevor Sie nachfordern.
Der Fall bleibt in Ihrer Hand. Aktion nötig heißt nur, dass der Kunde am Zug ist. Sie können jederzeit weiterprüfen, Dokumente ansehen oder die Prüfung fortsetzen.
Alles landet im Verlauf. Wann Sie was nachgefordert und wann der Kunde geliefert hat, steht später in der Prüfakte. Das ist genau die Art von Nachweis, nach der in einer Prüfung gefragt wird.
Interne Dokumente können Sie nicht nachfordern. Slots, die als nur intern konfiguriert sind, sieht Ihr Kunde nicht. Die füllen Sie selbst.
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