Worum es geht
Sie klicken auf Freigeben und bekommen statt der Freigabe eine Fehlermeldung. Soverra lässt einen Fall nicht durch, solange gesetzlich vorgeschriebene Nachweise fehlen — das ist Absicht und schützt Sie in der nächsten Aufsichtsprüfung. Es gibt genau vier Gründe.
Die Meldung nennt den Grund immer im Klartext. Dieser Artikel erklärt, was jeweils dahintersteckt und wie Sie es lösen.
1. Verstärkte Sorgfaltspflichten sind unvollständig
Wann das greift: Sobald ein Beteiligter als politisch exponierte Person eingestuft ist, jemand die Staatsangehörigkeit eines EU-Hochrisikolands hat, oder der Fall insgesamt als hoch eingestuft ist.
Was fehlt: Zwei Nachweise nach § 15 GwG.
- Zustimmung der Führungsebene. Braucht das gesonderte Recht Führungsebene: Zustimmung. Es steckt bewusst nicht in der Rollenvorlage Prüfer — so bleibt das Vier-Augen-Prinzip gewahrt. Wer prüft, gibt nicht auch frei. In kleinen Teams vergeben Sie das Recht typischerweise an die Geschäftsführung oder den Geldwäschebeauftragten.
- Dokumentation der Mittelherkunft. Kann jeder mit Fälle bearbeiten erfassen und später ergänzen.
So lösen Sie es: Beide Punkte in der Fallansicht im Bereich Verstärkte Sorgfaltspflichten erfassen. Die Zustimmung ist personengebunden und einmalig.
2. Das Transparenzregister ist noch offen
Wann das greift: Wenn Ihr Kundentyp die Transparenzregister-Prüfung verlangt. Steht dort automatisch, entscheidet die Rechtsform des Antragstellers — bei GmbH, UG, AG, SE, OHG, KG, eingetragener GbR, Verein, Genossenschaft, Stiftung und Partnerschaftsgesellschaft erscheint die Karte von selbst. Bei eingetragenen Kaufleuten und nicht eingetragenen GbR nicht.
Was fehlt: Einer der drei Schritte — Auszug abgerufen, Ergebnis gesetzt, als geprüft markiert. Oder es ist noch eine Unstimmigkeitsmeldung offen.
So lösen Sie es: Die Schritte der Reihe nach abarbeiten. Weicht das Register von Ihren Erhebungen ab, setzen Sie das Ergebnis auf Abweichung. Dann verlangt § 23a GwG eine Unstimmigkeitsmeldung — entweder Sie melden und tragen die Referenz ein, oder Sie verzichten begründet. Beides schaltet die Freigabe frei.
3. Die Eigentums- und Kontrollstruktur fehlt
Wann das greift: Immer, wenn der Antragsteller eine juristische Person ist.
Was fehlt: Die Beschreibung nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 GwG, wie sich Eigentum und Kontrolle im Unternehmen verteilen.
So lösen Sie es: Im Bereich Beteiligte die Struktur erfassen. Bei einer inhabergeführten GmbH reichen zwei Sätze. Bei Holdingketten beschreiben Sie den Weg von oben nach unten bis zur natürlichen Person, die tatsächlich kontrolliert.
4. Der Fall hat den falschen Status
Freigeben können Sie nur aus In Prüfung oder Aktion nötig. Steht der Fall noch auf Entwurf, nehmen Sie ihn zuerst in Prüfung. Ist er bereits abgeschlossen oder abgelehnt, ist die Entscheidung gefallen.
Gut zu wissen
Die Blocker gelten auch für einmalige Prüfungen. Dass ein Kundentyp auf Einmalige Prüfung steht, ändert nichts an den gesetzlichen Nachweisen — nur daran, was nach der Freigabe passiert.
Ein fehlender fiktiver wirtschaftlich Berechtigter blockiert nicht. Die Dokumentation der erfolglosen Ermittlung wird zwar verlangt, hält die Freigabe aber nicht auf. Trotzdem sollten Sie sie ausfüllen — in einer Prüfung wird danach gefragt.
Ein hohes Risiko allein blockiert nicht. Es löst nur die verstärkten Sorgfaltspflichten aus. Sie dürfen einen Fall mit hohem Risiko freigeben, solange die beiden Nachweise vorliegen und die Entscheidung dokumentiert ist.
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