Worum es geht
Ihr Kunde hat eingereicht. Jetzt beginnt der Teil, für den Sie verantwortlich sind: prüfen, einstufen, entscheiden. Dieser Artikel gibt den Ablauf; die Einzelheiten stehen in den verlinkten Artikeln.
1. In Prüfung nehmen
Der Fall wechselt von Entwurf auf In Prüfung. Damit ist das Kundenportal schreibgeschützt — Sie prüfen einen festen Stand, der sich nicht unter der Hand verändert.
Nehmen Sie den Fall erst dann in Prüfung, wenn Sie tatsächlich anfangen. Vorher sperren Sie Ihren Kunden unnötig aus.
2. Angaben und Dokumente durchsehen
Im Reiter Fragen und Antworten stehen die Angaben, im Reiter Beteiligte und Dokumente die Unterlagen.
Worauf es ankommt:
- Stimmen die Angaben mit den Dokumenten überein? Namen wie im Ausweis, Firmierung wie im Register.
- Sind die Dokumente aktuell? Registerauszüge sollten nicht zu alt sein.
- Sind sie lesbar? Beschnittene oder unscharfe Scans gehören zurückgewiesen.
- Passt der Nutzungszweck zum angegebenen Geschäftszweck?
3. Beteiligte vervollständigen
Der aufwendigste Teil. Prüfen Sie gegen Registerauszug und Gesellschafterliste, ob alle wirtschaftlich Berechtigten erfasst sind. Ergänzen Sie, was Ihr Kunde übersehen hat.
Hier gehören auch die Identifizierung und — bei gesetzlichen Vertretern und auftretenden Personen — die Berechtigungsprüfung hinein.
Bei juristischen Personen brauchen Sie die Eigentums- und Kontrollstruktur als Beschreibung. Ohne sie scheitert die Freigabe.
4. Fehlendes nachfordern
Was fehlt, fordern Sie gezielt nach. Der Fall geht damit automatisch auf Aktion nötig, das Portal öffnet sich und Ihr Kunde bekommt eine E-Mail.
Sobald er geliefert hat, setzen Sie die Prüfung fort. Dieser Wechsel kann mehrfach stattfinden — das ist der normale Rhythmus.
5. Screening-Treffer bewerten
Offene Treffer aus dem Sanktions- und PeP-Abgleich klären Sie, bevor Sie entscheiden. Ein Treffer ist ein Prüfanlass, keine Feststellung — Ihre Bewertung mit Kommentar ist der eigentliche Nachweis.
6. Risiko einstufen
Sobald keine offenen Punkte mehr bestehen, steht der Risikovorschlag bereit. Sie übernehmen ihn oder stufen abweichend ein — mit Begründung.
7. Entscheiden
Freigeben, wenn die Prüfung zu einem tragfähigen Ergebnis geführt hat. Scheitert es, nennt die Meldung den Grund — es gibt genau vier.
Ablehnen, wenn Sie die Geschäftsbeziehung nicht eingehen. Begründung ist Pflicht, ebenso die Bestätigung, dass Sie eine Verdachtsmeldung geprüft haben. Die Aufbewahrungsfrist startet sofort.
Was danach passiert
Bei laufender Geschäftsbeziehung bleibt der Fall aktiv. Der nächste Überprüfungstermin wird geplant, sofern der Kundentyp ein Prüfintervall hat.
Bei einmaliger Prüfung ist der Fall mit der Freigabe abgeschlossen, die Geschäftsbeziehung automatisch beendet und die Aufbewahrungsfrist gestartet.
Gut zu wissen
Kommentieren Sie unterwegs. Interne Kommentare am Fall halten fest, warum Sie etwas so beurteilt haben. In sechs Monaten wissen Sie das nicht mehr — und in einer Prüfung wird genau danach gefragt.
Verlassen Sie sich nicht auf die Selbstauskunft. Sie ist der Ausgangspunkt, nicht das Ergebnis. Besonders bei Beteiligungsstrukturen unterschätzen Kunden regelmäßig, wie weit sie schauen müssen.
Exportieren Sie einmal die Prüfakte und lesen Sie sie. Meist fällt dabei auf, wo eine Begründung zu dünn ist — solange sich das noch ergänzen lässt.
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