Worum es geht
Ihr Kunde meldet, dass er im Portal nichts mehr eintragen kann — oder umgekehrt, dass er noch Änderungen vornehmen konnte, obwohl Sie den Fall längst prüfen. Beides folgt einer einfachen Regel, die vom Status des Falls abhängt.
Die Regel
Ihr Kunde kann das Portal nur bearbeiten, wenn beides zutrifft:
- Der Fall steht auf Entwurf oder Aktion nötig
- Der Kunde hat noch nicht eingereicht
Sobald eine der beiden Bedingungen wegfällt, ist das Portal schreibgeschützt. Der Kunde sieht seine Angaben weiterhin, kann aber nichts mehr ändern oder hochladen.
Was das Portal sperrt
Der Kunde reicht ein. Mit dem Absenden gibt er die Bearbeitung aus der Hand. Das ist gewollt: Sie prüfen einen definierten Stand, der sich Ihnen nicht unter den Händen verändert.
Sie nehmen den Fall in Prüfung. Der Schritt In Prüfung nehmen führt vom Entwurf in die Prüfung und sperrt das Portal ebenfalls.
Sie entscheiden. Nach Freigabe oder Ablehnung bleibt der Fall für den Kunden dauerhaft geschlossen.
Was das Portal wieder öffnet
Nachforderung stellen. Das ist der übliche Weg. Eine Nachforderung setzt den Fall automatisch auf Aktion nötig, verschickt eine E-Mail an die hinterlegte Adresse und macht das Portal wieder beschreibbar. Sie müssen dafür nichts Zusätzliches tun.
Zurück an den Kunden geben. Wenn Sie keinen konkreten Punkt nachfordern, sondern den Fall generell zurückgeben wollen. Optional mit Grund.
Einreichung verwerfen. Der richtige Weg, wenn der Kunde versehentlich zu früh eingereicht hat. Setzt die Einreichung zurück, sodass er weiterarbeiten kann.
Änderungen bei einer Wiedervorlage. Antwortet der Kunde auf eine turnusmäßige Überprüfung mit Änderungen melden, geht der Fall auf Aktion nötig und das Portal öffnet sich wieder. Antwortet er mit Alles unverändert, bleibt der Fall abgeschlossen und geschlossen.
Gut zu wissen
Eine Nachforderung ist der schnellste Weg. Sie müssen den Status nicht von Hand ändern — das Anlegen der Nachforderung erledigt beides, Statuswechsel und Benachrichtigung.
Der Zugang bleibt bestehen. Link und Sicherheitscode werden durch das Sperren nicht ungültig. Der Kunde kann seinen Stand jederzeit einsehen. Nur wenn Sie die Einladung ausdrücklich widerrufen, verliert er den Zugriff — das passiert auch automatisch, sobald eine Geschäftsbeziehung beendet wird.
Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse geht keine Benachrichtigung raus. Der Fall wechselt dann zwar auf Aktion nötig, Ihr Kunde erfährt davon aber nichts. Pflegen Sie die Kontaktdaten am Fall, bevor Sie nachfordern.
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