Worum es geht
Ein Fall ist die Prüfakte für einen Vertragspartner. Alles, was Sie zu diesem Kunden erheben, prüfen und dokumentieren, hängt daran. Das Anlegen dauert eine Minute — vorausgesetzt, drei Dinge sind erledigt.
Voraussetzungen
Ein aktiver Kundentyp muss existieren. Er bestimmt, welche Fragen gestellt und welche Dokumente verlangt werden. Ohne aktiven Kundentyp gibt es nichts auszuwählen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss angenommen sein. Sonst landen Sie statt im Formular auf der Vertragsseite. Zustimmen kann nur ein Organisations-Administrator.
Es muss Kontingent frei sein. Sowohl bei den laufenden Fällen als auch bei den Neuanlagen des Monats.
Dazu brauchen Sie das Recht Fälle bearbeiten.
So legen Sie einen Fall an
- Fälle öffnen, Neuer Fall
- Kundentyp wählen — nur aktive stehen zur Auswahl
- Standort zuordnen, falls Sie mehrere haben (optional)
- Art des Antragstellers wählen: Unternehmen oder Einzelperson
- Firmenname beziehungsweise Vor- und Nachname eintragen
- Anlegen
Der Antragsteller wird dabei automatisch als Beteiligter mit der Rolle Antragsteller angelegt. Sie müssen ihn nicht separat erfassen.
Was der Kundentyp festlegt
Die Wahl beim Anlegen hat mehr Gewicht, als sie auf den ersten Blick hat. Der Kundentyp bestimmt:
- welche Fragen Ihr Kunde im Portal beantwortet
- welche Dokumente von wem verlangt werden
- ob eine laufende Geschäftsbeziehung entsteht oder eine einmalige Prüfung
- ob und wann eine Wiedervorlage fällig wird
- wie lange die Akte aufbewahrt wird
Wählen Sie hier falsch, ist das später nur mit Aufwand zu korrigieren. Wenn Sie unterschiedliche Kundengruppen betreuen, lohnt es sich, dafür getrennte Kundentypen anzulegen.
Der Standort
Der Standort steuert, wer den Fall sieht. Wer keinen Zugriff auf alle Standorte hat, sieht nur Fälle seiner eigenen Standorte — plus solche ohne Standortzuordnung.
Wenn Sie mit Standorten arbeiten, ordnen Sie den Fall gleich beim Anlegen zu. Fälle ohne Standort sind für alle sichtbar, was selten gewollt ist.
Gut zu wissen
Ein Fall je Vertragspartei. Prüfen Sie bei einer Transaktion beide Seiten, legen Sie zwei Fälle an. Das ist auch die Einheit, in der die Tarif-Limits zählen.
Ab 80 Prozent Auslastung werden Sie gewarnt. Rechtzeitig, damit Sie reagieren können, bevor die Sperre greift.
Der Fall startet als Entwurf. In diesem Status kann Ihr Kunde arbeiten, sobald Sie ihn eingeladen haben. Nehmen Sie den Fall erst in Prüfung, wenn Sie tatsächlich prüfen — das sperrt sonst das Portal.
Die Fall-Adresse ist nicht erratbar. Fälle bekommen zufällige Kennungen, keine fortlaufenden Nummern. Aus einem Link lässt sich nicht auf andere Fälle schließen.
Verwandte Artikel
- Kundentypen: das Grundprinzip
- Kunden ins Portal einladen
- Der AVV – warum er die Fallanlage blockiert
- Wie die Fall-Limits zählen