Worum es geht
Der Status eines Falls entscheidet, wer gerade am Zug ist: Sie oder Ihr Kunde. Er steuert außerdem, ob das Kundenportal beschreibbar ist, ob der Fall auf Ihr Kontingent zählt und welche Aktionen zur Verfügung stehen. Es gibt fünf Status.
Die fünf Status
Entwurf. Der Fall ist angelegt, aber noch nicht in Bearbeitung. Ihr Kunde kann im Portal arbeiten, sobald Sie ihn eingeladen haben.
In Prüfung. Sie prüfen. Das Kundenportal ist schreibgeschützt — Ihr Kunde sieht seinen Stand, kann aber nichts ändern.
Aktion nötig. Der Ball liegt beim Kunden. Das Portal ist wieder beschreibbar. Diesen Status setzen Sie nicht von Hand: Er entsteht automatisch, wenn Sie eine Nachforderung anlegen oder den Fall zurückgeben.
Abgeschlossen. Sie haben freigegeben. Bei laufender Geschäftsbeziehung bleibt der Fall aktiv, bis Sie die Beziehung beenden. Bei einmaliger Prüfung ist er mit der Freigabe endgültig fertig.
Abgelehnt. Sie haben abgelehnt. Endstation — der Fall lässt sich nicht wieder öffnen.
Die Übergänge
| Von | Aktion | Nach |
|---|---|---|
| Entwurf | In Prüfung nehmen | In Prüfung |
| In Prüfung | Nachforderung stellen · zurück an den Kunden | Aktion nötig |
| Aktion nötig | Prüfung fortsetzen | In Prüfung |
| In Prüfung · Aktion nötig | Freigeben | Abgeschlossen |
| In Prüfung · Aktion nötig | Ablehnen | Abgelehnt |
| Abgeschlossen | Geschäftsbeziehung beenden | Beziehung beendet |
Zwischen In Prüfung und Aktion nötig können Sie beliebig oft hin und her wechseln — das ist der normale Rhythmus, solange Unterlagen nachkommen.
Freigeben und Ablehnen sind aus In Prüfung und aus Aktion nötig möglich. Aus dem Entwurf heraus nicht — dort nehmen Sie den Fall erst in Prüfung.
Bei Kundentypen mit einmaliger Prüfung entfällt die letzte Zeile: Die Freigabe beendet die Geschäftsbeziehung automatisch mit.
Was jeder Übergang auslöst
| Aktion | Nebenwirkung |
|---|---|
| In Prüfung nehmen | sperrt das Kundenportal |
| Nachforderung anlegen | setzt auf Aktion nötig, öffnet das Portal, verschickt eine E-Mail |
| Zurück an den Kunden | setzt auf Aktion nötig, öffnet das Portal, optional mit Grund |
| Einreichung verwerfen | öffnet das Portal, ohne den Status zu ändern |
| Freigeben | plant die Wiedervorlage; bei einmaliger Prüfung: schließt ab und startet die Aufbewahrung |
| Ablehnen | Begründung ist Pflicht, startet die Aufbewahrungsfrist sofort |
| Geschäftsbeziehung beenden | stoppt die Wiedervorlage, widerruft Einladungen, startet die Aufbewahrungsfrist |
Gut zu wissen
Alle Übergänge brauchen das Recht Fälle bearbeiten. Wer nur Fälle sehen hat, kann den Verlauf lesen, aber nichts bewegen. Die Zustimmung der Führungsebene ist die Ausnahme — dafür gibt es ein eigenes Recht.
Nur der Entwurf lässt sich rückstandslos entfernen. Sobald ein Fall geprüft wurde, gehört er zur Dokumentation. Der Papierkorb blendet ihn aus, löscht ihn aber nicht — das passiert erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Jeder Übergang landet im Fallverlauf. Mit Zeitpunkt, handelnder Person und Begründung, sofern eine verlangt wurde. Genau das macht später die Prüfakte belastbar.
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