Worum es geht
Die Matrix legt fest, welche Unterlagen Sie je Kundentyp brauchen — und von wem. Sie ist eine Kreuztabelle: in den Zeilen die Dokumenttypen, in den Spalten die Beteiligtenrollen. Jede Zelle hat drei mögliche Zustände, und der dritte überrascht die meisten.
Die drei Zustände
Ein Klick auf eine Zelle schaltet weiter:
Leer — nicht verlangt. Für diese Rolle wird das Dokument nicht gebraucht.
Häkchen — der Kunde lädt hoch. Der Slot erscheint im Kundenportal. Solange er leer ist, kann Ihr Kunde nicht einreichen.
B in Amber — nur intern. Der Slot erscheint im Kundenportal überhaupt nicht. Ihr Kunde sieht ihn nicht und wird nie danach gefragt. Er blockiert die Einreichung nicht. Stattdessen taucht er in Ihrem Backoffice als eigener offener Punkt Interne Dokumente hinterlegen auf.
Der dritte Zustand ist für alles gedacht, was Sie selbst beschaffen: Handelsregisterauszüge, Registerabfragen, eigene Vermerke. Der Kunde soll damit nicht behelligt werden, in der Prüfakte muss es trotzdem liegen.
Die vier Rollen
| Rolle | Wer das ist |
|---|---|
| Antragsteller | Ihr Vertragspartner — Unternehmen oder Einzelperson |
| Gesetzlicher Vertreter | Geschäftsführer, Vorstand, vertretungsberechtigter Gesellschafter |
| Wirtschaftlich Berechtigter | die natürliche Person hinter dem Unternehmen |
| Auftretende Person | wer im Namen des Kunden handelt, etwa mit Vollmacht |
Ein Unternehmen kann nur Antragsteller sein. Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte sind immer natürliche Personen.
Wie die Checkliste im Fall entsteht
Sie konfigurieren die Matrix einmal je Kundentyp. Welche Dokumente ein konkreter Fall dann tatsächlich verlangt, ergibt sich aus den Beteiligten, die darin erfasst sind.
Ein Beispiel: Sie verlangen für die Rolle wirtschaftlich Berechtigter einen Ausweis. Hat ein Fall drei wirtschaftlich Berechtigte, entstehen drei Ausweis-Slots. Ist eine Person zugleich Geschäftsführerin und wirtschaftlich Berechtigte, wird ihr Ausweis nur einmal verlangt — Soverra führt das zusammen.
Deshalb kann sich die Liste noch ändern, während Ihr Kunde das Portal ausfüllt: Trägt er einen weiteren wirtschaftlich Berechtigten nach, kommen dessen Dokumente hinzu.
So gehen Sie vor
- Adminbereich → Kundentypen öffnen, Kundentyp bearbeiten
- Zur Dokumentanforderungs-Matrix scrollen
- Zellen durchklicken, bis der gewünschte Zustand steht
- Speichern
Wenn Sie mit einer Vorlage starten — GmbH oder Einzelunternehmer — ist die Matrix bereits sinnvoll vorbelegt. Das ist meist der schnellere Weg als bei null anzufangen.
Gut zu wissen
Weniger ist mehr. Jeder Pflicht-Slot ist eine Hürde, an der Ihr Kunde hängenbleiben kann. Prüfen Sie bei jedem Häkchen, ob das Dokument für diese Rolle wirklich nötig ist.
Interne Slots blockieren nie. Sie können einen Fall auch dann nicht einreichen lassen, wenn interne Dokumente fehlen — der Kunde merkt davon nichts. Sie selbst sehen den offenen Punkt aber, bevor Sie freigeben.
Fehlt ein Dokumenttyp, legen Sie ihn an. Der mitgelieferte Katalog ist schreibgeschützt, eigene Typen legen Sie unter Dokumenttypen daneben an. Sie erscheinen danach automatisch als neue Zeile in der Matrix.
Änderungen wirken sofort, auch auf laufende Fälle. Ein neu gesetztes Häkchen erzeugt in offenen Fällen einen zusätzlichen offenen Punkt.
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