Worum es geht
Ein Kundentyp von Grund auf zu bauen — Fragebogen, Dokumentmatrix, Prüf-Regeln — dauert. Die mitgelieferten Vorlagen nehmen Ihnen den größten Teil ab. Sie sind vollständig anpassbar; nach dem Anlegen gehört alles Ihnen.
Die Vorlagen
GmbH für Kapitalgesellschaften. Bringt einen Fragebogen für Unternehmen mit und eine vorbelegte Dokumentmatrix:
| Rolle | Dokumente |
|---|---|
| Antragsteller | Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste, Transparenzregisterauszug, Gewerbeanmeldung |
| Gesetzlicher Vertreter | Ausweis, Meldebescheinigung |
| Wirtschaftlich Berechtigter | Ausweis, Wohnsitznachweis |
| Auftretende Person | Ausweis, Vollmacht |
Einzelunternehmer für natürliche Personen. Deutlich schlanker — kein Registerauszug, keine Gesellschafterliste.
Leer für den Fall, dass Sie etwas ganz Eigenes brauchen.
So legen Sie an
- Adminbereich → Kundentypen, Neuer Kundentyp
- Name und Kurzbeschreibung eintragen
- Vorlage wählen
- Anlegen
Danach gehen Sie den Kundentyp einmal durch und passen an. Rechnen Sie mit zehn Minuten.
Was Sie danach prüfen sollten
Art der Geschäftsbeziehung. Laufend oder einmalig — die weitreichendste Einstellung. Die Vorlagen stehen auf laufend.
Die Dokumentmatrix. Brauchen Sie wirklich alles? Jedes Pflichtdokument ist eine Hürde für Ihren Kunden. Umgekehrt: Was Sie selbst beschaffen — etwa den Handelsregisterauszug —, stellen Sie auf nur intern, damit Ihr Kunde gar nicht erst danach gefragt wird.
Den Fragebogen. Die Vorlage Unternehmen fragt Firmenname, Rechtsform, Registernummer, Registergericht, Geschäftsanschrift, Branche, Nutzungszweck der Geschäftsadresse und ob wirtschaftlich Berechtigte vorhanden sind. Die Vorlage Einzelperson fragt Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift, Tätigkeit und Nutzungszweck. Ergänzen Sie, was für Ihr Geschäftsmodell wichtig ist.
Prüfintervall und Aufbewahrungsdauer. Beides risikoorientiert setzen.
Portal-Hinweistexte. Die drei Freitextfelder sind vorbelegt. Formulieren Sie sie in Ihrer Sprache — das ist der günstigste Hebel gegen Rückfragen.
Welche Kundentypen Sie brauchen
Ein Anbieter von Geschäftsadressen kommt meist mit drei bis fünf aus:
- GmbH / UG aus der GmbH-Vorlage
- Einzelunternehmer aus der Einzelunternehmer-Vorlage
- Ausländische Gesellschaft aus der GmbH-Vorlage, mit mehr Nachweisen und kürzerem Prüfintervall
- Verein oder Stiftung aus der GmbH-Vorlage, mit angepassten Registerdokumenten
Wer daneben einmalige Prüfungen anbietet, legt dafür eigene Typen an — die Art der Geschäftsbeziehung lässt sich nicht je Fall umstellen.
Gut zu wissen
Die Vorlage ist nur der Startpunkt. Nach dem Anlegen besteht keine Verbindung mehr. Änderungen an der Vorlage gibt es nicht; was Sie ändern, betrifft nur Ihren Kundentyp.
Beginnen Sie schlank und schärfen Sie nach. Ein zu strenger Kundentyp führt zu Abbrüchen im Portal und zu Anrufen bei Ihnen. Fehlende Angaben können Sie jederzeit nachfordern.
Testen Sie einmal aus Kundensicht. Ein Testfall mit Einladung an die eigene Adresse zeigt in zehn Minuten, was unverständlich ist.
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