Worum es geht
Der Kundentyp ist das Herzstück Ihrer Konfiguration. Er bündelt alles, was für eine bestimmte Art von Kunden gelten soll — und jeder Fall hängt an genau einem davon.
Ohne mindestens einen aktiven Kundentyp können Sie keinen Fall anlegen.
Was ein Kundentyp festlegt
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Fragebogen | welche Angaben Ihr Kunde im Portal macht |
| Dokumentanforderungs-Matrix | welche Unterlagen von welcher Rolle verlangt werden |
| Art der Geschäftsbeziehung | laufend oder einmalig — und damit, was nach der Freigabe passiert |
| Prüfintervall | ob und wann eine Wiedervorlage fällig wird |
| Aufbewahrungsdauer | wie lange die Akte nach Fristbeginn erhalten bleibt |
| Transparenzregister-Pflicht | ob der Registerabgleich verlangt wird |
| Abfrage wirtschaftlich Berechtigter | ob Ihr Kunde sie im Portal erfassen muss |
| Portal-Hinweistexte | was Ihr Kunde je Bereich als Erklärung liest |
Wie viele Sie brauchen
Legen Sie einen eigenen Kundentyp an, wenn sich Prüfpfad oder Risikoprofil unterscheiden — nicht für jede Nuance.
Für einen typischen Anbieter von Geschäftsadressen reichen meist drei bis fünf:
- GmbH / UG — Registerauszug, Gesellschafterliste, Transparenzregister
- Einzelunternehmer — deutlich schlanker, kein Registerabgleich
- Ausländische Gesellschaft — mehr Nachweise, meist höheres Risiko
- Verein oder Stiftung — abweichende Vertretungsverhältnisse
Wer daneben einmalige Prüfungen anbietet, ergänzt dafür eigene Typen — die Art der Geschäftsbeziehung lässt sich nicht je Fall umstellen.
Zu viele Kundentypen sind ihrerseits ein Problem: Jeder will gepflegt werden, und beim Anlegen eines Falls muss richtig gewählt werden.
So legen Sie einen an
- Adminbereich → Kundentypen, Neuer Kundentyp
- Name, Kurzbeschreibung und Vorlage wählen
- Nach dem Anlegen Fragebogen und Dokumentmatrix anpassen
Der Weg über eine Vorlage ist fast immer schneller, als bei null zu beginnen.
Dafür brauchen Sie das Recht Einstellungen verwalten.
Ändern und deaktivieren
Änderungen wirken sofort auf alle laufenden Fälle, die diesen Kundentyp verwenden. Das gilt für die Dokumentmatrix, die Portal-Hinweise und die Prüf-Regeln. Nur beim Fragebogen können Sie über Versionen steuern, ob laufende Fälle mitwandern.
Löschen geht nur, solange kein Fall den Typ verwendet. Sobald einer existiert, bleibt Ihnen das Deaktivieren: Der Typ verschwindet aus der Auswahl beim Anlegen, bestehende Fälle laufen unverändert weiter. Das ist in aller Regel der richtige Weg.
Gut zu wissen
Der Kundentyp lässt sich am Fall nicht wechseln. Haben Sie beim Anlegen daneben gegriffen, legen Sie den Fall neu an — solange er noch im Entwurf ist, kostet das nichts.
Beginnen Sie schlank. Jede Pflichtfrage und jedes Pflichtdokument ist eine Hürde für Ihren Kunden. Nachschärfen können Sie immer, sobald Sie sehen, wo es in der Praxis hakt.
Testen Sie einmal aus Kundensicht. Legen Sie einen Testfall an und laden Sie sich selbst ein. Das deckt in zehn Minuten mehr auf als jede Durchsicht der Konfiguration.
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