Worum es geht
In Soverra liegen Ausweisdokumente, Geburtsdaten, Beteiligungsverhältnisse und Risikobewertungen — Daten Ihrer Kunden, für die Sie datenschutzrechtlich verantwortlich sind. Deshalb gehört transparent beantwortet, wo sie liegen und wie sie geschützt sind.
Der Standort
Verarbeitung und Speicherung finden in Deutschland statt. Das gilt für die Anwendung ebenso wie für die hochgeladenen Dokumente.
Für Sie als Verpflichteten ist das mehr als ein Werbeargument: Es macht die Auskunft gegenüber Ihren eigenen Kunden einfach, und es erspart die Diskussion über Drittstaatentransfers, die bei US-gehosteten Diensten geführt werden muss.
Wie Dokumente geschützt sind
Ein hochgeladenes Dokument durchläuft drei Stufen:
Virenprüfung. Jede Datei wird beim Upload geprüft, bevor sie irgendwo abgelegt wird.
Verschlüsselung. Die Ablage erfolgt verschlüsselt. Verwendet wird ein modernes, etabliertes Verfahren (XChaCha20-Poly1305) mit getrennt verwalteten Schlüsseln.
Deutscher Objektspeicher. Die verschlüsselte Datei liegt in einem Speicher in Deutschland.
Ein Download ist nur angemeldet möglich und wird protokolliert — mit Zeitpunkt und Person. Direktlinks auf Dateien gibt es nicht.
Mandantentrennung
Jeder Anbieter sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Das ist nicht als Filter in der Oberfläche gelöst, sondern auf Datenbankebene erzwungen: Ohne gültigen Mandantenkontext werden gar keine Daten geliefert. Standard ist also nicht „alles sichtbar, außer gefiltert", sondern „nichts sichtbar, außer ausdrücklich freigegeben".
Es ist immer genau eine Organisation aktiv. Eine Mischsicht über mehrere Anbieter gibt es nicht — auch nicht für Personen, die zu mehreren gehören.
Zugriffsschutz in Ihrem Team
Wer was sehen und tun darf, steuern Sie über neun einzelne Rechte und den Standort-Zugriff. Für Konten mit Fallzugriff empfehlen wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Fall-Adressen enthalten zufällige Kennungen statt fortlaufender Nummern. Aus einem Link lässt sich also nicht auf andere Fälle schließen.
Nachvollziehbarkeit
Jede fallrelevante Aktion wird protokolliert und kryptografisch mit der vorherigen verkettet. Nachträgliche Änderungen an der Historie brechen die Kette und werden sichtbar.
Das dient zwei Zwecken: Es macht Ihre Prüfakte belastbar, und es macht Zugriffe nachvollziehbar.
Ihre Rolle und unsere
Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, Soverra ist Auftragsverarbeiter. Geregelt wird das im Auftragsverarbeitungsvertrag, dem Sie vor dem ersten Fall zustimmen. Er beschreibt Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie den Umgang mit Unterauftragnehmern.
Den Nachweis Ihrer Zustimmung laden Sie jederzeit als PDF herunter — er gehört in Ihre Datenschutzdokumentation.
Löschung
Es wird nichts automatisch gelöscht. Soverra zeigt Ihnen löschfällige Fälle an; die Löschung stoßen Sie bewusst an. Dabei werden auch die verschlüsselten Dokumente im Speicher entfernt. Was bleibt, ist ein Löschprotokoll als Nachweis, dass gelöscht wurde — ohne die gelöschten Inhalte.
Das ist so gewollt: Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Löschanspruch stehen in einem Spannungsverhältnis, und die Entscheidung darüber gehört Ihnen, nicht einem Automatismus.
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