Worum es geht
Ein Kollege soll Zugriff bekommen. Das geht schnell — zwei Dinge funktionieren dabei aber anders, als man erwartet, und beide führen regelmäßig zu Rückfragen.
So legen Sie einen Benutzer an
- Adminbereich → Benutzer öffnen, Neuer Benutzer
- Name und E-Mail-Adresse eintragen
- Rollenvorlage wählen — Administrator, Prüfer, Sachbearbeiter oder Nur lesen
- Rechte bei Bedarf einzeln anpassen
- Standort-Zugriff festlegen: alle Standorte oder eine Auswahl
- Speichern
Dafür brauchen Sie das Recht Benutzer verwalten.
Es gibt kein Passwortfeld
Sie vergeben kein Passwort. Ihr Kollege bekommt eine E-Mail mit einem Einladungslink und setzt sein Passwort selbst.
Der Link ist 72 Stunden gültig. Läuft er ab, legen Sie den Benutzer nicht neu an — lassen Sie ihn stattdessen die Funktion Passwort vergessen auf der Anmeldeseite nutzen. Das erzeugt einen frischen Link.
Bekannte E-Mail-Adressen werden verknüpft
Das ist der Punkt, der am häufigsten überrascht. Ist die E-Mail-Adresse in Soverra bereits bekannt — etwa weil die Person bei einem anderen Anbieter arbeitet oder früher schon einmal Zugang hatte — passiert Folgendes:
- Es entsteht kein neues Konto. Das bestehende wird Ihrer Organisation als Mitglied hinzugefügt.
- Es geht keine Einladungsmail raus.
- Die Person meldet sich mit ihrem vorhandenen Passwort an und findet Ihre Organisation im Umschalter oben.
Wenn Ihr Kollege also meldet, er habe keine Einladung bekommen: Er braucht keine. Er soll sich einfach anmelden.
Der Hintergrund ist, dass ein Benutzerkonto in Soverra eine Identität ist, keine Zugehörigkeit. Rechte, Standorte und der Aktiv-Status hängen an der Mitgliedschaft in Ihrer Organisation — pro Organisation getrennt. In der Benutzerliste erkennen Sie solche Konten an einer Kennzeichnung mit der Anzahl weiterer Organisationen.
Rechte einzeln vergeben
Die Rollenvorlagen sind Startpunkte, kein festes Korsett. Nach dem Anlegen können Sie jedes Recht einzeln setzen.
Zwei Rechte fehlen in der Vorlage Prüfer mit Absicht: Führungsebene: Zustimmung wahrt das Vier-Augen-Prinzip, Verdachtsfälle verwalten die Vertraulichkeit. Wer beides braucht — typischerweise der Geldwäschebeauftragte — bekommt sie einzeln dazu.
Daneben gibt es die Kennzeichnung als Organisations-Administrator. Das ist kein Recht, sondern ein Schalter: Wer ihn hat, hat automatisch alle Rechte und Zugriff auf alle Standorte.
Gut zu wissen
Der letzte Administrator ist geschützt. Sie können ihn weder degradieren noch deaktivieren noch löschen. Jede Organisation braucht mindestens einen aktiven Administrator — sonst könnten Sie sich aussperren.
Löschen entfernt nur die Mitgliedschaft. Die Identität und alle protokollierten Aktionen bleiben erhalten. Im Fallverlauf steht weiterhin, wer was wann getan hat.
Neue Benutzer zählen aufs Tarif-Limit. Gezählt werden aktive Mitgliedschaften in Ihrer Organisation. Deaktivierte Benutzer zählen nicht mit — wer dauerhaft weg ist, kann also deaktiviert statt gelöscht werden.
Denken Sie an den Standort-Zugriff. Wer nicht alle Standorte hat, sieht nur Fälle seiner Standorte plus Fälle ohne Standort. Das wirkt auch auf Dashboard, Wiedervorlagen und Löschliste — und ist ein häufiger Grund für „ich sehe den Fall nicht".
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