Worum es geht
Viele nehmen an, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist mit der Freigabe eines Falls beginnt. Das stimmt nur bei einmaligen Prüfungen. Bei einer laufenden Geschäftsbeziehung startet die Uhr erst, wenn Sie die Beziehung ausdrücklich beenden — bis dahin läuft gar keine Frist.
Wovon das abhängt, entscheidet die Einstellung Art der Geschäftsbeziehung an Ihrem Kundentyp.
Bei laufender Geschäftsbeziehung
Die Freigabe eröffnet die Geschäftsbeziehung, sie beendet sie nicht. Solange der Kunde bei Ihnen ist, gibt es nichts, wovon eine Aufbewahrungsfrist laufen könnte — das entspricht § 8 Abs. 4 GwG, der die Frist an das Ende der Geschäftsbeziehung knüpft.
Die Uhr startet erst mit Geschäftsbeziehung beenden in der Fallansicht. Dieser Schritt verlangt einen Grund und die Bestätigung, dass Sie eine Verdachtsmeldung geprüft haben. Gleichzeitig stoppt er die Wiedervorlage und widerruft offene Portal-Einladungen.
Praktische Folge: Wenn ein Kunde seinen Vertrag kündigt, ist es nicht damit getan, ihn intern als erledigt zu betrachten. Ohne diesen Schritt läuft für den Fall nie eine Frist an, und er bleibt dauerhaft in Ihrem Bestand.
Bei einmaliger Prüfung
Hier gibt es keine fortlaufende Beziehung, die man beenden könnte. Deshalb schließt die Freigabe den Fall in einem Zug ab: Soverra beendet die Geschäftsbeziehung automatisch, stoppt die Wiedervorlage und startet die Aufbewahrungsfrist sofort.
Sie sehen das daran, dass der Fall nach der Freigabe als Prüfung abgeschlossen gekennzeichnet ist. Ein manuelles Beenden ist weder nötig noch möglich.
Bei einer Ablehnung
Eine Ablehnung startet die Frist immer sofort — unabhängig von der Art der Geschäftsbeziehung. Es entsteht ja keine Beziehung, die später enden könnte. Auch abgelehnte Fälle müssen aufbewahrt werden; genau dafür ist die Pflichtbegründung da.
Wie lange aufbewahrt wird
Soverra löst die Dauer von der feinsten zur gröbsten Ebene auf. Die erste gefundene Angabe gewinnt:
- Frist am einzelnen Fall
- Aufbewahrungsdauer am Kundentyp
- Standard Ihrer Organisation
- Gesetzlicher Standard von fünf Jahren
Der zulässige Korridor liegt bei fünf bis zehn Jahren und wird überall erzwungen — kürzere oder längere Werte lassen sich nicht speichern.
Das Fristende fällt immer auf den 31. Dezember: Startjahr plus die konfigurierten Jahre. Eine im März 2026 gestartete Fünfjahresfrist endet also am 31.12.2031, nicht am 15.03.2031.
Gut zu wissen
Es wird nichts automatisch gelöscht. Soverra listet löschfällige Fälle unter Aufbewahrung auf und markiert alles, was länger als 30 Tage überfällig ist. Die Löschung stoßen Sie bewusst an. Dabei entsteht ein Löschprotokoll, das als Nachweis erhalten bleibt, auch wenn die Falldaten und Dokumente verschwunden sind.
Der Papierkorb ist nicht die gesetzliche Löschung. Er blendet Fälle nur aus und lässt sich rückgängig machen. Die fristbasierte Löschung ist ein anderer Vorgang.
Bei laufenden Verfahren setzen Sie eine Löschsperre. Sie verhindert die Löschung, auch wenn die Frist bereits abgelaufen ist.
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