Worum es geht
Die Prüfakte ist das Dokument, das Sie einer Aufsichtsbehörde vorlegen. Sie fasst alles zusammen, was zu einem Fall erhoben, geprüft und entschieden wurde — einschließlich der Begründungen und des vollständigen Verlaufs.
So exportieren Sie
Den Fall öffnen, Prüfakte exportieren. Das PDF entsteht sofort mit dem aktuellen Stand.
Dafür brauchen Sie das Recht Exporte erstellen.
Was drinsteht
Stammdaten — Referenz, Kundentyp, Standort, Status, Zeitpunkte.
Beteiligte — alle Personen und Unternehmen mit Rollen und den erhobenen Angaben. Je Person außerdem PeP-Status, Identifizierung mit Verfahren und Dokument, Beteiligungsquote, mittelbare Beteiligung, Kennzeichnung als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter und der Berechtigungsvermerk.
Risiko — die Einstufung, ob sie aus dem Vorschlag übernommen oder manuell gesetzt wurde, Ihre Begründung und die Auslöser verstärkter Sorgfaltspflichten samt der erbrachten Nachweise.
Angaben — die Fragen des Fragebogens mit den Antworten Ihres Kunden.
Dokumente — welche Unterlagen vorliegen, wann sie eingegangen sind und von wem.
Nachforderungen — was wann angefordert und wann erledigt wurde.
Verlauf — jede Aktion mit Zeitpunkt und handelnder Person, dazu der Integritätsnachweis.
Der Integritätsnachweis
Jeder Eintrag im Fallverlauf ist kryptografisch mit seinem Vorgänger verkettet. Wird nachträglich ein Eintrag verändert oder entfernt, bricht die Kette — und das ist sichtbar.
Praktisch heißt das: Die Akte belegt nicht nur, was passiert ist, sondern auch, dass die Reihenfolge nachträglich nicht verändert wurde. In der Fallansicht sehen Sie den Integritätsstatus direkt.
Wann Sie exportieren sollten
Bei einer Behördenanfrage. Der Regelfall.
Nach der Entscheidung. Manche Anbieter exportieren nach jeder Freigabe und legen das PDF in ihre eigene Ablage. Das ist nicht nötig — die Daten bleiben in Soverra —, gibt aber ein zusätzliches Sicherheitsnetz.
Vor der Löschung. Wenn ein Fall nach Fristablauf gelöscht werden soll und Sie einen bestimmten Aspekt weiter benötigen. Beachten Sie: Was Sie exportieren und ablegen, unterliegt Ihrer eigenen Datenschutzverantwortung, einschließlich der Löschpflichten.
Der Export wird protokolliert
Jeder Export landet selbst im Fallverlauf — mit Zeitpunkt und Person. Das ist gewollt: Die Akte enthält sensible Daten, und wer sie aus dem System herausträgt, soll nachvollziehbar sein.
Dasselbe gilt für einzelne Dokument-Downloads.
Gut zu wissen
Das PDF trägt Ihr Branding. Logo und Farbe aus den Branding-Einstellungen erscheinen auch hier — es ist Ihre Akte, nicht die von Soverra.
Der Export bildet den aktuellen Stand ab. Es ist kein Schnappschuss zu einem früheren Zeitpunkt. Der Verlauf zeigt aber die gesamte Entwicklung.
Verdachtsfälle erscheinen nicht. Sie sind bewusst vollständig getrennt — nichts davon steht in der Prüfakte, im Portal oder in Kunden-E-Mails. Das setzt das Verbot um, Betroffene zu informieren.
Prüfen Sie einmal selbst. Exportieren Sie eine fertige Akte und lesen Sie sie wie eine Prüferin. Meist fällt dabei auf, wo eine Begründung zu dünn geraten ist — solange sich das noch ergänzen lässt.
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