Worum es geht
Sie wollen Ihren ersten Fall anlegen und landen stattdessen auf einer Vertragsseite. Das ist kein Fehler: Solange der Auftragsverarbeitungsvertrag nicht angenommen ist, lässt Soverra keine Fälle anlegen.
Warum es diese Sperre gibt
Sobald Sie einen Fall anlegen, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag — Namen, Geburtsdaten, Ausweisdokumente, Beteiligungsverhältnisse. Nach Art. 28 DSGVO braucht das einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihnen als Verantwortlichem und uns als Auftragsverarbeiter.
Das ist keine Formalie. Ohne diesen Vertrag wäre die Verarbeitung nicht rechtmäßig — und zwar für Sie, nicht für uns. Deshalb kommt die Zustimmung vor den ersten Daten und nicht irgendwann später.
Nur Administratoren können zustimmen
Der Vertrag bindet Ihr Unternehmen. Deshalb kann ihn nur annehmen, wer als Organisations-Administrator gekennzeichnet ist. Alle anderen sehen den Vertragstext, aber statt der Schaltfläche einen Hinweis, dass ein Administrator zustimmen muss.
Wenn Sie an dieser Stelle nicht weiterkommen: Sie haben vermutlich alle nötigen Rechte, aber nicht die Kennzeichnung als Administrator. Das ist ein eigener Schalter am Benutzer, kein Recht.
So gehen Sie vor
- Adminbereich → AVV öffnen
- Die Angaben zum Vertragskopf vervollständigen — Firmierung, Anschrift, verantwortliche Person
- Den Vertragstext durchlesen; er steht vollständig auf der Seite
- Die Bestätigung ankreuzen und zustimmen
Danach steht die Fallanlage offen.
Der Nachweis
Mit der Zustimmung dokumentiert Soverra, wer zugestimmt hat, unter welcher E-Mail-Adresse, zu welchem Zeitpunkt, von welcher IP-Adresse und zu welcher Fassung. Diesen Nachweis können Sie jederzeit als PDF herunterladen — auf derselben Seite.
Legen Sie ihn zu Ihrer Datenschutzdokumentation. Bei einer Prüfung nach DSGVO ist er das erste, wonach gefragt wird.
Wenn eine neue Fassung kommt
Ändert sich der Vertrag — etwa weil sich technische Maßnahmen oder Unterauftragnehmer ändern — greift die Sperre erneut. Sie werden darauf hingewiesen, und ein Administrator stimmt der neuen Fassung zu.
Laufende Fälle sind davon nicht betroffen. Sie können weiterarbeiten, prüfen und freigeben; nur das Anlegen neuer Fälle pausiert, bis die Zustimmung vorliegt.
Gut zu wissen
Der AVV regelt die Verarbeitung, nicht Ihre GwG-Pflichten. Die Verantwortung für Identifizierung, Risikoeinstufung und Dokumentation bleibt vollständig bei Ihnen. Soverra ist das Werkzeug, nicht der Verpflichtete.
Erledigen Sie es vor dem ersten Kundentermin. Es dauert wenige Minuten — aber nicht, wenn der einzige Administrator gerade im Urlaub ist.
Mehrere Organisationen brauchen mehrere Zustimmungen. Wenn Sie für mehrere Anbieter arbeiten, gilt die Zustimmung jeweils nur für die Organisation, in der Sie sie erteilt haben.
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